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Rechnung schreiben leicht gemacht: So erstellst du im Handumdrehen professionelle Belege

    Du hast dich schon immer gefragt, wie man eigentlich eine Rechnung schreibt und was man unbedingt beachten sollte? Keine Sorge, wir haben die Antworten! In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du eine korrekte und ansprechende Rechnung erstellst – und warum das nicht nur für Freelancer oder Selbstständige wichtig ist, sondern auch für Unternehmen, die temporär Unterstützung (zum Beispiel durch unsere Student*innen) beim Rechnungsschreiben benötigen.

    1. Warum ist eine professionelle Rechnung so wichtig?

    Eine professionelle Rechnung sichert nicht nur deinen Zahlungseingang, sondern steigert auch das Vertrauen deiner Kundinnen. Gerade wenn du mit Neukundinnen arbeitest oder dein Business noch jung ist, kommt eine ordentliche Rechnungsstellung besonders gut an. Außerdem musst du sicherstellen, dass du alle gesetzlichen Vorgaben einhältst – sonst drohen im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen.

    2. Welche Angaben müssen auf der Rechnung stehen?

    Die Pflichtangaben für Rechnungen in Deutschland sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt, genauer in § 14 Abs. 4 UStG. Hier steht, welche Elemente unbedingt enthalten sein müssen, damit deine Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt die Vorsteuer nicht anerkennen oder es drohen sogar Bußgelder. Achte daher besonders auf folgende Punkte:

    1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
      – Hier trägst du den Namen deines Unternehmens (bzw. deinen eigenen Namen, wenn du freiberuflich tätig bist) und die komplette Anschrift ein.
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG

    2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
      – Auch die Kundinnen bzw. Empfängerinnen der Rechnung müssen eindeutig identifiziert werden können.
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG

    3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
      – Du brauchst entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-ID (falls du umsatzsteuerpflichtig bist und eine USt-IdNr. hast).
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG

    4. Fortlaufende Rechnungsnummer
      – Jede Rechnung muss eine einmalige und fortlaufende Nummer enthalten, damit sie eindeutig zugeordnet werden kann.
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG

    5. Ausstellungsdatum der Rechnung
      – Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, muss klar ersichtlich sein.
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG

    6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungsdatum)
      – Hier gibst du an, wann genau du die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht hast.
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG

    7. Beschreibung der Leistung oder des gelieferten Produkts
      – Es muss klar hervorgehen, was in welcher Menge geliefert wurde bzw. welche Leistung du erbracht hast.
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG

    8. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
      – Du musst den Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer), den angewendeten Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) und den entsprechend berechneten Steuerbetrag getrennt ausweisen.
      Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG

    9. Bruttobetrag
      – Aus Nettobetrag plus Umsatzsteuer ergibt sich der Gesamtbetrag, den der Kunde/die Kundin zahlen muss.
      – (Implizit ebenfalls in § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG geregelt)

    10. Hinweis auf Steuerbefreiung oder Kleinunternehmerregelung (falls zutreffend)
      – Solltest du nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sein (Kleinunternehmerregelung), musst du dies explizit auf der Rechnung vermerken.
      Rechtsgrundlage: § 19 Abs. 1 UStG

    11. Zahlungsfrist und Bankverbindung
      – Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich, dass der Zahlungszeitpunkt eindeutig sein muss (bzw. sich ermitteln lässt), jedoch empfehlen viele Branchenstandards eine klare Frist (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“).
      – Deine Bankverbindung (IBAN, BIC) ist kein Muss im UStG, aber für eine reibungslose Bezahlung sehr wichtig. Bei elektronischen Zahlmethoden (PayPal, Stripe etc.) sollten entsprechende Angaben ebenfalls ersichtlich sein.
      – (Für Zahlungsfristen gelten ergänzend die Regelungen des BGB, insbesondere § 286 BGB für Verzugseintritt.)

    Wenn alle diese Angaben passen, hältst du eine rechtskonforme Rechnung in den Händen und deine Kund*innen wissen sofort, worum es geht, bis wann sie zahlen müssen und an wen die Zahlung geht.

    3. Layout & Design: So wirkt deine Rechnung professionell

    • Klares Design: Ein schlichtes, übersichtliches Layout mit deinem Logo hinterlässt einen guten Eindruck.
    • Corporate Identity: Verwende Farben und Schriften, die zu deinem Markenauftritt passen.
    • Struktur: Teile die Rechnung in sinnvolle Blöcke ein (Kontaktdaten, Kundendaten, Rechnungsinfos, Leistungsbeschreibung, Summe). So finden deine Kund*innen alle wichtigen Informationen schnell.

    Tipp: In vielen Buchhaltungs- und Office-Programmen findest du bereits fertige Rechnungsvorlagen, die du nur noch anpassen musst.

    4. Typische Fehler beim Rechnung schreiben – und wie du sie vermeidest

    • Keine fortlaufende Rechnungsnummer: Achte darauf, dass du ein einheitliches Nummernsystem verwendest.
    • Falsche Anschrift: Prüfe die Kund*innendaten genau. Ein kleiner Tippfehler kann schon für Probleme sorgen.
    • Leistungszeitraum fehlt: Dieser Hinweis ist besonders wichtig bei Dienstleistungen, die über einen bestimmten Zeitraum erbracht wurden.
    • Falsche Umsatzsteuer: Stelle sicher, dass du die richtige Mehrwertsteuer (7% oder 19%) ansetzt oder gegebenenfalls den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) integrierst, falls du diese in Anspruch nimmst.

    5. Outsourcing: Wie unsere Student*innen dich beim Rechnungsschreiben unterstützen können

    • Nicht jeder hat die Zeit und das Know-how, um Rechnungen erstellen und verwalten zu können. Und genau hier kommen unsere flexiblen **Studentinnen** ins Spiel! Wir stellen dir ganz unkompliziert für einzelne Tage oder Projekte top-geschulte Kräfte zur Seite, die:

      • Rechnungen nach deinen Vorgaben anlegen und versenden
      • Zahlungseingänge überwachen und Mahnungen erstellen
      • Dich im Alltagsgeschäft (z. B. in der Buchhaltung oder beim Controlling) entlasten

      So sparst du dir Stress und Zeit, während unsere jungen Talente wertvolle Praxiserfahrung sammeln.

    Fazit: Besser Rechnungen schreiben, schneller bezahlt werden

    Wer eine korrekte und professionelle Rechnung schreibt, ist schon einen großen Schritt weiter in Sachen Unternehmensorganisation und Kundenzufriedenheit. Mit einem gut durchdachten Konzept und zuverlässigen Helferinnen – zum Beispiel unseren Studentinnen – geht das Rechnungsschreiben entspannt von der Hand.

    Und ganz wichtig: Vergiss nicht, deine Belege sorgfältig zu archivieren und immer den Überblick über deine Finanzen zu behalten. Dann steht dem Wachstum deines Businesses und einer pünktlichen Zahlung nichts mehr im Weg!

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