Stundenzettel Vorlage als PDF: kostenlos, ausfüllbar, mit Sicherheitsunterweisung
Kostenlos · PDF · zum Ausdrucken
Ein Abend, ein Team, ein Zettel.
2 Seiten · A4 quer · rund 240 KB · Muster ohne Gewähr
- Am Bildschirm ausfüllbar oder blanko zum Ausdrucken
- Ein Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter
- Vorne die Zeiten, hinten die Unterweisung
- Keine Anmeldung, keine Mailadresse
Auf einen Stundenzettel gehören Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Wer Minijobber, Aushilfen oder Leih-Personal einsetzt, muss die Leute außerdem vor dem ersten Handgriff unterweisen und das festhalten. Beides passt auf einen Zettel, und die Vorlage bekommst du hier kostenlos als PDF zum Ausdrucken oder Ausfüllen. Wer Papier satt hat: Bei uns läuft das längst digital, sicher und schnell.
- 2 Seiten PDFA4 quer, am Bildschirm ausfüllbar, frei zum Download
- 10 Personenpro Blatt: ein Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter
- 8 PunkteUnterweisung, fest gedruckt, nichts zum Eintragen
- Bis 50.000 €Bußgeld, wenn die Aufzeichnung fehlt oder nicht stimmt
Keine Lust auf Papier? Buch Personal, das den Zettel digital mitbringt.
Stundenzettel, Stundennachweis, Arbeitszeitnachweis: Vorlagen dafür gibt es im Netz wie Sand an der Spree. Meistens sind es Monatszettel: eine Person, 31 Zeilen, fertig. Das hilft dir, wenn jemand jeden Tag kommt. Bei Aushilfen, in der Gastronomie und auf Events läuft es andersrum: ein Abend, ein Team, alle auf einmal. Und die Sicherheitsunterweisung ist auf solchen Zetteln meist gar nicht vorgesehen. Deshalb gibt es jetzt unseren. Er ist aufgebaut wie der Zettel, mit dem wir selbst arbeiten.
Stundenzettel richtig ausfüllen: was draufstehen muss
Tipp auf ein Feld, dann siehst du, welche Pflicht dahintersteckt.
Beginn, Ende, Arbeitszeit
Genau diese drei will das Gesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. „Acht Stunden“ oder „wie immer“ reicht nicht. Eingetragen sein muss das spätestens am siebten Kalendertag nach dem Einsatz, aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre.[1]
§ 17 MiLoG
Pause
Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, bekommt mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als neun Stunden mindestens 45. Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.[3]
§ 4 ArbZG
Unterweisung erhalten
Ein Kästchen pro Person. Wer es ankreuzt, bestätigt: Ich wurde vor Arbeitsbeginn mündlich unterwiesen. Die Unterweisung muss vor der Tätigkeit stattfinden und dokumentiert werden.[4][5]
§ 12 ArbSchG§ 4 DGUV Vorschrift 1
Ansprechpartner
Wer hier steht, hat die Unterweisung vor Ort gemacht. Zusammen mit Datum, Kästchen, Unterschrift und der Anlage ist damit klar: wann, durch wen, mit wem und worüber.
§ 4 DGUV Vorschrift 1
Unterschriften
Vorgeschrieben sind sie auf dem Stundenzettel nicht.[1] Aber wenn drei Wochen später jemand behauptet, es sei viel länger gewesen, sind sie deine besten Freunde. Deshalb unterschreibt jede Person selbst und am Ende der Kunde.
Keine Pflicht, aber dein Beweis
Muss ich das überhaupt? Minijob, Aushilfe, Gastronomie
Kommt drauf an, wen du einsetzt. Such dir deinen Fall aus:
Zeiten aufzeichnen
Ja, du.
Für Minijobber und Aushilfen brauchst du einen Stundenzettel mit Beginn, Ende und Dauer, eingetragen innerhalb von sieben Tagen und zwei Jahre aufgehoben.[1] Ausnahme: Minijobs im Privathaushalt. Wie du jemanden sauber für nur einen Tag einstellst, steht hier.
Unterweisen
Ja, du.
Vor dem ersten Einsatz und immer dann, wenn sich Aufgabe oder Arbeitsmittel ändern.[4]
Zeiten aufzeichnen
Auch du.
In den genannten Branchen trifft die Aufzeichnungspflicht auch dich als Einsatzbetrieb.[1] Buchst du bei uns, läuft die Erfassung digital.
Und beim echten Werkvertrag? Da unterweist der Dienstleister seine Leute selbst, ihr stimmt euch über die Gefahren vor Ort ab.[11] Den Unterschied erklären wir bei den Vertragsarten.
Unterweisen musst du praktisch immer. Aufschreiben fast immer.
Sicherheitsunterweisung: acht Punkte, bevor der erste Teller rausgeht
Das sind die acht Themen von unserem eigenen Stundenzettel. Genau so stehen sie fest auf Seite 2 der Vorlage, du musst dort nie etwas eintragen. Wer unterwiesen hat, steht als Ansprechpartner auf Seite 1.
Einmal durchgehen, Fragen zulassen, Kästchen ankreuzen. Eine Mail mit Anhang reicht nicht: Laut DGUV-Regel genügt es nicht, die Inhalte nur zum Selbststudium zu übergeben, und Rückfragen müssen möglich sein.[12]
Tipp auf eine Karte. Hinten steht, wie sich das vor Ort anhört:
Die Beispielsätze sind ausgedacht. Dein Einsatzort hat seine eigenen.
- Vor Arbeitsbeginn
- Während der Arbeitszeit
- Auf den Arbeitsplatz bezogen
- Verständlich für alle
- Mindestens einmal im Jahr
- Dokumentiert
Neuer Einsatzort? Dann muss auch die Unterweisung zum neuen Ort passen, denn sie muss auf den konkreten Arbeitsplatz ausgerichtet sein.[4][5]
Wer nicht weiß, wo der Notausgang ist, merkt das im falschen Moment.
Wann war eigentlich Schluss?
Der Plan sagt 23 Uhr. Die Realität sagt 22:15, weil das Buffet leer war, oder 00:30, weil der Chef noch eine Rede hält. In den Stundenzettel gehört die Realität. Wenn jemand dagegen regelmäßig zu spät kommt, hilft dir dieser Beitrag.
Bis der Kunde den digitalen Zettel unterschrieben hat
- bis zum Folgetag18 %
- innerhalb von drei Tagen32 %
- innerhalb von sieben Tagen62 %
Eigene Daten, siehe Quelle.[14] Das Formular schlägt die Planzeit vor, deshalb ist die Abweichung eher höher.
Die Hälfte der digitalen Zettel wird erst nach fünf Tagen oder später unterschrieben, obwohl dafür ein Link reicht. Papier hat hier einen echten Vorteil: Der Kunde steht daneben. Also Unterschrift am selben Abend, solange alle noch wissen, wann Schluss war.
Drei Klassiker, die dich im Streit den Beweis kosten
Kästchen erst am EndeDie Unterweisung kommt vor der Arbeit. Das Kästchen auch.
Einer unterschreibt für alleEine Unterschrift beweist nur die Zeit der Person, die unterschrieben hat.
Nur die Summe„6 h“ ist keine Zeiterfassung. Beginn und Ende müssen drauf.
Der Plan ist eine Hoffnung. Der Stundenzettel ist der Beweis.
Stundenzettel richtig führen: so läuft ein Einsatzabend
VorherKopf ausfüllenFirma, Datum, Ort, Ansprechpartner und Namen eintippen, beide Seiten drucken.
Vor der ArbeitUnterweisenDer Ansprechpartner geht die acht Punkte mündlich durch. Jede Person kreuzt an.
StartBeginn eintragenDie echte Uhrzeit, nicht die geplante.
SchichtPause notierenIn Minuten, die Einheit steht schon auf dem Zettel.
FeierabendEnde und UnterschriftEnde und Arbeitszeit eintragen, jede Person unterschreibt selbst.
Noch vor OrtKunde unterschreibtFoto oder Scan machen und zwei Jahre aufheben.
Zettel holen, Kopf ausfüllen, loslegen.
Stundenzettel digital, sicher und schnell: Lass das Papier einfach weg
Papier ist heute erlaubt, eine bestimmte Form schreibt das Mindestlohngesetz nicht vor.[1] Das Arbeitsministerium will das aber ändern: Ein Entwurf vom 18. Juni 2026 sieht taggleiche, elektronische Erfassung vor, mit Übergangsfristen für kleinere Betriebe.[13] Beschlossen ist das nach unserem Stand noch nicht. Bei uns ist es trotzdem längst Alltag.
-
Digital
- Unsere Leute tragen ihre Zeiten am Handy ein
- Du unterschreibst per Link oder QR-Code, ganz ohne Anmeldung
- Das fertige PDF kommt automatisch zu dir
-
Sicher
- Absenden geht nur mit bestätigter Unterweisung
- Eintragen frühestens zehn Minuten vor Schichtbeginn
- Jede Unterschrift wird mit Zeitpunkt gespeichert und lässt sich im Portal nicht löschen
- Zeiten zählen erst nach Prüfung durch unser Büro
-
Schnell
- 77 % der Zeiten stehen bis zum Folgetag drin
- 96 % innerhalb der Sieben-Tage-Frist[14]
- Erinnerungen laufen automatisch, niemand muss hinterhertelefonieren
Papier reicht, wenn …
- du selten Einsätze hast
- das Team klein ist
- der Kunde am Ende danebensteht
Digital gewinnt, wenn …
- Teams und Orte ständig wechseln
- du nichts abtippen willst
- du die Nachweise in zwei Jahren noch finden willst
Stundenzettel
Sommerfest Kreuzberg · Sa, 12.09.2026
Unterschrift Auftraggeber · 12.09.2026, 23:41
Buch Personal, das den Stundenzettel digital mitbringt.
Du unterschreibst. Den Rest machen wir.
Häufige Fragen
Ist die Stundenzettel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Keine Anmeldung, keine Mailadresse, kein Abo. Du lädst das PDF herunter und füllst es am Bildschirm aus oder druckst es leer.
Kann ich den Stundenzettel am PC ausfüllen oder nur ausdrucken?
Beides. Das PDF hat ausfüllbare Felder für Firma, Ort, Namen und Zeiten. Du kannst es am Bildschirm ausfüllen oder blanko ausdrucken und von Hand schreiben. Unterschrieben wird von Hand.
Was muss auf einem Stundenzettel stehen?
Nach § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Sinnvoll sind außerdem Datum, Name und Einsatzort. Unsere Vorlage hat zusätzlich Felder für Position, Pause, Unterweisung und Unterschrift.
Brauche ich für Minijobber einen Stundenzettel?
Ja. Bei geringfügig und kurzfristig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Das gilt auch für Aushilfen in der Gastronomie. Ausgenommen sind Minijobs im Privathaushalt.
Geht ein Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter?
Ja, dafür ist er gebaut: bis zu zehn Personen je Blatt. Das Mindestlohngesetz verlangt keine Unterschrift, wir raten trotzdem dazu, dass jede Person einzeln unterschreibt. Eine Unterschrift beweist nur die Zeit der Person, die unterschrieben hat.
Reicht ein Foto oder Scan vom Zettel?
Eine bestimmte Form schreibt § 17 MiLoG nicht vor. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung vollständig und lesbar ist und mindestens zwei Jahre auffindbar bleibt.
Wer unterweist bei Leih-Personal?
Der Einsatzbetrieb, also du. So steht es in § 12 Abs. 2 ArbSchG. Auf dem Zettel steht der Ansprechpartner vor Ort, der die Unterweisung gemacht hat.
Muss ich bei jedem Einsatz neu unterweisen?
Die Unterweisung muss auf den konkreten Arbeitsplatz ausgerichtet sein. An einem neuen Ort gelten andere Fluchtwege, ein anderer Sammelplatz und andere Gefahren. Deshalb gehören die acht Punkte vor jeden Einsatz an einem neuen Ort, und mindestens einmal im Jahr wird wiederholt.
Darf ich die Unterweisung einfach per Mail schicken?
Als alleinige Unterweisung nicht. Laut DGUV Regel 100-001 reicht die alleinige Übergabe zum Selbststudium nicht aus, und Rückfragen müssen möglich sein. Deshalb steht auf dem Zettel: mündlich, vor Arbeitsbeginn.
Ersetzt die Vorlage eine Gefährdungsbeurteilung?
Nein. Der Zettel dokumentiert die Unterweisung, die Gefährdungsbeurteilung für deinen Betrieb brauchst du zusätzlich. Das hier ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Papier ist erlaubt, und mit der Vorlage bist du sauber dabei: Zeiten, Unterweisung und Unterschriften auf einem Zettel. Wenn du keine Lust hast, Zettel zu sammeln, buchst du einfach Personal, bei dem das digital, sicher und schnell läuft.
Mehr dazu: Kundenportal · Vertragsarten · Kontakt
Den Kugelschreiber bringst du mit. Oder du lässt ihn einfach stecken. 😉
Quellen (Stand 08.11.2026)
- § 17 Mindestlohngesetz: Erstellen und Bereithalten von Dokumenten, gesetze-im-internet.de. Gilt für Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV, für die Branchen nach § 2a SchwarzArbG und entsprechend für Entleiher in diesen Branchen.
- § 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 Mindestlohngesetz: Bußgeldvorschriften, gesetze-im-internet.de.
- § 4 Arbeitszeitgesetz: Ruhepausen, gesetze-im-internet.de.
- § 12 Arbeitsschutzgesetz: Unterweisung, gesetze-im-internet.de. Abs. 2 regelt die Arbeitnehmerüberlassung.
- § 4 DGUV Vorschrift 1: Grundsätze der Prävention, Fassung der VBG. Wiederholung mindestens einmal jährlich, Dokumentation, Vermittlung in verständlicher Weise.
- § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Branchenliste, gesetze-im-internet.de.
- § 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung: Ausnahmen, gesetze-im-internet.de.
- § 11 Abs. 6 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz: Arbeitsschutz beim Entleiher, gesetze-im-internet.de.
- § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Aufzeichnung und Aufbewahrung, gesetze-im-internet.de.
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21.
- § 8 Arbeitsschutzgesetz: Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber, gesetze-im-internet.de.
- DGUV Regel 100-001, Ausgabe Juni 2025: Grundsätze der Prävention, Abschnitt zur Unterweisung.
- Deutsches Handwerksblatt: Neues Arbeitszeitgesetz: Das steht drin. Bericht über den Entwurf des Arbeitsministeriums vom 18.06.2026. Ein Kabinettsbeschluss war uns bei Veröffentlichung nicht bekannt.
- StaffConnect, eigene Daten: digitale Stundenzettel aus unserem Portal, Einsätze vom 14.08. bis 06.11.2026, ohne Testaufträge. Eintragsdauer: alle eingereichten Zeiten. Unterschriftsdauer: nur vom Kunden unterschriebene Zettel. Abweichung: Anteil der Zettel mit mindestens einer vom Plan abweichenden Endzeit.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand November 2026. Die Vorlage ist ein Muster ohne Gewähr, bitte passe sie an deinen Betrieb an.
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