Deine Crew vor dem Einsatz sehen
Sobald wir eingeteilt haben, siehst du die Kräfte, die zu dir kommen — mit Profilbild und Kurzprofil. Kein anonymes „wir schicken jemanden“, sondern Namen und Gesichter, bevor jemand vor der Tür steht.
Kundenportal
Eventpersonal online buchen – und danach alles an einer Stelle
Jeder Kunde von StaffConnect bekommt ein eigenes Kundenportal. Dort siehst du vor dem Einsatz, welche Kräfte zu dir kommen, verfolgst den Auftragsstatus, bestätigst Angebote verbindlich, änderst Zeiten ohne neue Anfrage und zeichnest den digitalen Stundenzettel direkt vor Ort ab. Kein zusätzliches Werkzeug, keine Gebühr – das Portal gehört zur Buchung dazu.
Noch nie bei uns gebucht? Dann startest du im Preisrechner (öffnet in neuem Tab) – dein Portalzugang entsteht automatisch mit dem ersten bestätigten Auftrag.
So sieht ein Auftrag in deinem Portal aus
Ein nachgebautes Beispiel mit erfundenen Daten – aufgebaut wie die echte Ansicht, damit du weißt, was dich erwartet.
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Status auf einen Blick
Angefragt, bestätigt, besetzt, abgerechnet – du siehst sofort, wo ein Auftrag steht, ohne nachzufragen.
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Wer kommt, mit Profil
Sobald die Schicht besetzt ist, stehen hier Name, Foto und Kurzprofil jeder eingeteilten Kraft. Einen Tag vorher kommen die Telefonnummern dazu.
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Besetzungsstand, laufend
Auch vor der Besetzung siehst du, wie viele sich beworben haben. Du wartest nicht im Dunkeln.
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Digitaler Stundenzettel
Die Zeiten werden vor Ort auf dem Handy bestätigt. Das PDF liegt danach im Portal, die Sammelrechnung kommt zum Monatsende.
Beispielansicht mit erfundenen Daten. Echte Aufträge, Namen und Fotos sind ausschließlich im eingeloggten Portal sichtbar.
Funktionen
Was du im Kundenportal erledigst
Sechs Dinge, für die du sonst zum Telefon greifen oder eine Mail schreiben müsstest.
Auftragsstatus verfolgen
Angefragt, bestätigt, besetzt, abgerechnet: Jeder Auftrag zeigt seinen Stand. Du musst nicht anrufen, um zu erfahren, ob die Schicht schon voll ist.
Angebote einsehen und verbindlich bestätigen
Das kalkulierte Angebot liegt im Portal. Ein Klick macht daraus eine verbindliche Buchung – dieselbe Wirkung wie eine Bestätigung per Mail, nur nachvollziehbar an einer Stelle.
Zeiten ändern, ohne neu anzufragen
Der Aufbau verschiebt sich um zwei Stunden? Du stellst direkt am Auftrag einen Änderungswunsch. Der Auftrag bleibt bestehen, wir bekommen deinen Wunsch sofort auf das Handy und melden zurück, was geht.
Nachbestellen mit zwei Klicks
Ein früherer Auftrag ist die Vorlage für den nächsten: Firma, Einsatzort, Ansprechpartner und Konditionen sind hinterlegt. Du gibst nur Datum, Zeiten und Anzahl der Kräfte an.
Dokumente und Nachweise an einem Ort
Angebote, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel und die Unterlagen zur Arbeitnehmerüberlassung liegen beim jeweiligen Auftrag – inklusive der Equal-Pay-Angaben, die du als Entleiher nach dem AÜG beibringen musst.
Vor dem Einsatz
Du weißt, wer kommt – nicht nur, dass jemand kommt
Die meisten Ärgernisse mit Personaldienstleistern entstehen an derselben Stelle: Man bucht eine Zahl und bekommt am Eventtag Fremde. Bei uns siehst du die Besetzung, sobald sie steht – jede Kraft mit Profilbild und Kurzprofil, damit du beim Briefing weißt, mit wem du sprichst.
- Profilbild und Kurzprofil jeder eingeteilten Kraft
- Namen und Telefonnummern in der Einsatzzusammenfassung, einen Tag vorher per Mail
- Fällt jemand aus, siehst du die Nachbesetzung im selben Auftrag
- Auf Wunsch wählst du dein Team selbst aus – der Kurationszuschlag steht offen im Angebot
Digitaler Stundenzettel
Zeiterfassung für Veranstaltungspersonal – ohne Zettel und ohne Nachtelefonieren
Der Stundenzettel ist der Leistungsnachweis zu unserer Rechnung. Er entsteht bei uns vollständig digital: erfasst von der Kraft, freigegeben von dir, unterschrieben am Eventtag. Vier Stufen, keine davon kostet dich mehr als zwei Minuten.
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Die Kraft trägt die Zeiten ein
Nach der Schicht erfasst die eingesetzte Kraft Beginn, Ende und Pausen in ihrem Mitarbeiterportal. Du musst nichts abtippen und nichts nachhalten.
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Du prüfst und unterschreibst digital vor Ort
Der Stundenzettel kommt zu dir zur Freigabe. Du siehst die eingetragenen Zeiten, korrigierst bei Bedarf und unterschreibst mit dem Finger auf dem Handy – am Eventtag, solange alle Beteiligten noch da sind.
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Das PDF geht automatisch raus
Aus deiner Unterschrift entsteht sofort ein PDF mit Datum, Uhrzeiten, Namen und Einsatzort. Es geht automatisch per Mail an dich und liegt gleichzeitig im Portal beim Auftrag.
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Zum Monatsende kommt die Sammelrechnung
Abgerechnet werden ausschließlich die freigegebenen Stunden. Am Monatsende bekommst du eine Rechnung über alle Einsätze – jede Position durch einen unterschriebenen Stundenzettel belegt.
Warum das für dich mehr ist als bequem
Bei Arbeitnehmerüberlassung musst du als Entleiher belegen können, wer wann wie lange bei dir gearbeitet hat. Genau das leistet der unterschriebene Stundenzettel: Datum, Einsatzort, Uhrzeiten, Pausen und die eingesetzte Kraft, dokumentiert am Tag des Einsatzes statt Wochen später aus der Erinnerung. Abgerechnet werden ausschließlich Stunden, die du freigegeben hast – deshalb gibt es bei uns auch keinen Aufschlag für Überstunden, sondern nur geleistete Zeit.
Wie sich der Preis zusammensetzt · Einsatz kalkulieren (öffnet in neuem Tab)
Nach dem Einsatz
Nachbestellen dauert eine Minute
Der zweite Auftrag ist bei uns kein zweiter Papierkram. Deine Firma, der Einsatzort, die Ansprechpartner und die vereinbarten Konditionen liegen im Portal – du öffnest den früheren Auftrag, änderst Datum, Zeiten und Anzahl der Kräfte und schickst ihn ab. Angebot, Bestätigung und Stundenzettel laufen danach automatisch weiter.
Der Neukundenpreis von 26 €/h gilt naturgemäß nur für den ersten Einsatz. Ab dem zweiten zählt, was wir vereinbart haben – und genau das steht bereits hinterlegt im Portal, du musst es nicht noch einmal verhandeln.
Zugang
So kommst du in dein Kundenportal
Es gibt bewusst keine Selbstregistrierung: Hinter dem Login stehen Auftragsdaten und Personalprofile. Zugänge entstehen deshalb aus einem bestätigten Auftrag.
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Erste Buchung bestätigen
Der Zugang entsteht aus deinem ersten Auftrag. Rechne dein Angebot im Preisrechner, bestätige es – oder ruf uns an, wenn du den Weg über den Rechner nicht willst.
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Zugangsdaten kommen per Mail
Nach dem digitalen Formular für den Vertrag erzeugt das System deine Zugangsdaten und schickt sie an die Adresse, die du angegeben hast.
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Passwort selbst setzen
Beim ersten Login vergibst du dein eigenes Passwort. Zugang verlegt? Schreib uns an info@staffconnect.agency oder ruf an – wir schalten dich sofort wieder frei.
Von der Bestätigung bis zur Abrechnung – was wann passiert
Derselbe Ablauf, den du auch im Portal unter „Hilfe“ findest. Sechs Schritte, jeder mit dem, was du tun musst – und dem, was von allein läuft.
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Bestätigung & Vertrag
Mit deinem Portalzugang hast du das Kundenformular ausgefüllt und parallel den Link zum Vertrag bekommen. Deine bestätigte Bestellung steht danach unter „Aufträge“.
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Besetzung – ein bis zwei Wochen vorher
Wir besetzen die Schicht in der Regel erst ein bis maximal zwei Wochen vorher, weil weder wir noch unsere Mitarbeitenden früher verbindlich planen können. Bewerbungen und Interesse siehst du aber schon vorher am Auftrag.
Wichtig: Wer wann arbeitet, teilen wir ein. Bitte nimm vor der Schicht keinen Kontakt zu den Mitarbeitenden auf – für sie zählt nur die Zeit auf der Veranstaltung als Arbeitszeit. Ausnahme: Buchst du eine Teamleitung, geben wir deren Nummer frei, damit du Details vorab besprechen kannst. Dafür wird sie auch bezahlt.
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Ein Tag vor der Schicht
Du bekommst automatisch eine E-Mail mit den eingeteilten Mitarbeitenden, den digitalen Stundenzetteln und einem druckbereiten PDF. Ab diesem Tag sind auch die Telefonnummern im Portal sichtbar.
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Während & nach der Schicht
Achte darauf, dass dein hinterlegter Ansprechpartner zur vereinbarten Zeit erreichbar ist. Nach der Schicht füllen alle Mitarbeitenden den digitalen Stundenzettel aus und nehmen die gesetzlich vorgeschriebene Pause. Notier dir die Zeiten am besten selbst zum Abgleich – abgerechnet wird immer mindestens die vereinbarte Zeit.
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Prüfung & Abrechnung
Ein Mitarbeiter prüft jeden Stundenzettel von Hand und gibt ihn frei – das dauert ein paar Tage. Abgerechnet wird zum Monatsende; Lohnabrechnung und Buchhaltung sind auf die ersten zehn Tage des Monats getaktet, gebündelte Rechnungen kommen teils schon in den letzten Tagen des Vormonats.
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Bewertung & nächster Einsatz
Bewerte die eingesetzten Mitarbeitenden – am besten mit einem kurzen Kommentar. Den nächsten Auftrag buchst du direkt aus dem Portal heraus.
FAQ
Fragen zum Kundenportal und zum digitalen Stundenzettel
Was kostet das Kundenportal?
Nichts. Das Portal gehört zur Buchung dazu – es gibt keine Lizenz-, Nutzer- oder Einrichtungsgebühr.
Wie bekomme ich einen Zugang zum Kundenportal?
Der Zugang entsteht mit deinem ersten bestätigten Auftrag: Das System erzeugt die Zugangsdaten und schickt sie per Mail. Du kannst dich nicht selbst registrieren – das schützt die hinterlegten Auftrags- und Personaldaten.
Sehe ich vor dem Einsatz, wer zu mir kommt?
Ja. Sobald wir eingeteilt haben, siehst du die zugeteilten Kräfte mit Profilbild und Kurzprofil. Die Namen und Telefonnummern stehen zusätzlich in der Einsatzzusammenfassung, die einen Tag vor dem Einsatz per Mail kommt.
Wie funktioniert der digitale Stundenzettel?
Die eingesetzte Kraft trägt die Zeiten nach der Schicht ein, du prüfst sie und unterschreibst digital vor Ort auf dem Handy. Daraus entsteht automatisch ein PDF, das dir per Mail zugeht und im Portal beim Auftrag liegt. Abgerechnet wird zum Monatsende über alle freigegebenen Stunden.
Ist der digitale Stundenzettel ein gültiger Leistungsnachweis?
Ja. Der Stundenzettel weist Datum, Einsatzort, Uhrzeiten, Pausen und die eingesetzte Kraft aus und trägt deine Unterschrift. Er ist damit der Leistungsnachweis zu unserer Rechnung und die Grundlage der Abrechnung bei Arbeitnehmerüberlassung.
Kann ich Zeiten ändern, nachdem ich gebucht habe?
Ja. Du stellst am Auftrag einen Änderungswunsch – der Auftrag bleibt bestehen, du musst nicht neu anfragen. Wir bekommen den Wunsch sofort aufs Handy und melden zurück, ob und wie er umsetzbar ist.
Was ist der Unterschied zwischen Kundenportal und Preisrechner?
Der Preisrechner ist der Weg für die erste Anfrage: Er kalkuliert und schickt dir in 60 Sekunden ein PDF-Angebot, ganz ohne Anmeldung. Das Kundenportal ist der Weg danach: Es zeigt deine laufenden Aufträge, die eingeteilten Kräfte, die Stundenzettel und die Nachbestellung mit hinterlegten Konditionen.
Direkter Draht
Zugang, Frage oder Änderung?
Schreib uns kurz, worum es geht – Portalzugang, Änderungswunsch an einem laufenden Auftrag oder eine Frage zum Stundenzettel. Wir melden uns schnellstmöglich zurück.
