ServiceformBuffet oder Menü
GetränkeAusschank oder Cocktails
Spitzenalle kommen gleichzeitigDie Gästezahl allein sagt wenig. Was den Bedarf an Servicekräften, Barpersonal, Garderobe und Einlass wirklich bestimmt, sind vier Dinge: die Serviceform (Buffet oder serviertes Menü), das Getränkekonzept (Ausschank oder Cocktails), die Location (Wege, Etagen, Außenbereich) und der Ablauf (wo die Lastspitzen liegen). Nenn uns diese vier – wir schlagen dir die Besetzung vor, und eine Teamleitung lohnt sich, sobald mehrere Stationen parallel laufen.
Team zusammenstellen und Preis sehen – ohne Anmeldung:
Zwei gleich große Feiern können völlig unterschiedliche Teams brauchen. Der Unterschied liegt nie in der Kopfzahl der Gäste, sondern in vier Größen, die du selbst festlegst.
Personal-Check
Maus über einen Punkt: kurze Erklärung. Am Handy antippen.
Eng
Mit JavaScript rechnet der Check live mit.
mit allen Einstellungen, Datum wählst du dort
1Deine Veranstaltung
2Dein Team
geplantfehlt laut Richtwert, Klick ergänztbequemerSymbolbilder
Was die vier Schrauben bewirken:
Am Buffet hält das Personal die Ausgabe voll, räumt ab und schenkt nach – das lässt sich gut auf mehr Gäste verteilen. Beim servierten Menü zählt der Gang: Alle Teller einer Tischgruppe sollen gleichzeitig stehen. Das ist der Grund für den höheren Bedarf, nicht die Laufwege.
Verschiebt den Bedarf am stärksten von allen vier.
Reiner Ausschank – Bier, Wein, Sekt, Longdrinks – geht schnell und braucht keine Barkeeper mit Zuschlag, sondern Barkräfte zum Grundtarif. Cocktails sind Handarbeit: jeder Drink dauert, und die Schlange wächst schneller, als man denkt.
Entscheidet, ob du Barkräfte oder Barkeeper brauchst.
Verwinkelte Räume, mehrere Etagen, ein Außenbereich – jeder Meter zwischen Küche, Bar und Gast kostet Zeit. Der Berliner Klassiker: die Altbau-Location ohne Aufzug, in der jede Kiste über zwei Treppen muss. Liegen Spülbereich und Buffet auf verschiedenen Etagen, planst du faktisch zwei Teams statt eines.
Wird beim Planen am häufigsten unterschätzt.
Sektempfang, Showeinlage, Mitternachtssnack – jeder Programmpunkt erzeugt eine Lastspitze. Bei Firmenveranstaltungen ist die erste Stunde die stärkste, bei Hochzeiten die Zeit nach dem Tanz. Sinnvoller ist, punktuell zu verstärken, als den ganzen Abend über zu besetzen.
Bestimmt wann du Leute brauchst, nicht nur wie viele.
Eine Zahl, die für jede Feier stimmt, gibt es nicht. Es gibt aber Richtwerte, mit denen Caterer und Veranstaltungshäuser planen, und die hängen vor allem an der Serviceform. Beim servierten Menü braucht es zwei- bis dreimal so viele Hände wie am Buffet, weil alle Teller einer Tischgruppe gleichzeitig stehen sollen.[10][11][12]
Richtwerte aus der Catering-Richtlinie der Carnegie Mellon University (Chartwells, 1 je 10 beim servierten Essen, 1 je 30 am Buffet und bei gereichtem Fingerfood), dem Staffing Guide von On The Fly Tapsters (1 je 10, gehoben 1 je 8, Abräumen 1 je 50–75) und dem Planungsleitfaden von Breakroom (Menü 1 je 10–12, Fingerfood 1 je 25). Unser Preisrechner rechnet als Untergrenze mit 1 je 12 beim Menü, 1 je 25 am Buffet und 1 je 30 beim Stehempfang.
Diese Werte sind Startpunkte, keine Garantie. Ein Schlüssel stimmt nur für die Feier, aus der er stammt: Liegt die Küche eine Etage tiefer oder mixt die Bar Cocktails statt auszuschenken, ist die Zahl falsch, meistens zu niedrig. Deshalb danach die vier Stellschrauben der Reihe nach durchgehen:
Serviceform
Beim servierten Menü bestimmt der Gang die Besetzung, weil alle Teller einer Tischgruppe gleichzeitig stehen sollen. Am Buffet verteilt sich dieselbe Arbeit auf mehr Gäste.
Getränke
Reinen Ausschank kann das Serviceteam bei kleineren Feiern mitmachen. Sobald Cocktails gemixt werden, braucht die Bar eine eigene Besetzung.
Location
Liegen Spülbereich und Buffet auf verschiedenen Etagen, planst du faktisch zwei Teams statt eines.
Ablauf
Geplant wird für die Spitzen, nicht für den ruhigen Durchschnitt. Bei einer Hochzeit sind das Sektempfang und die Zeit nach dem Tanz, bei einer Firmenfeier die erste Stunde.
Die Richtwerte für Bar, Garderobe, Empfang, Spüle und Teamleitung stehen gleich darunter bei den Rollen. Für die Bar nennen wir im Beitrag Was kostet ein Barkeeper für eine private Feier? außerdem die Spannen, die wir bei Berliner Feiern je Gästezahl tatsächlich besetzen.
Dieselben Werte wie im Barkeeper-Beitrag.[7] Sie sind Erfahrungswerte, keine Rechenregel: Ein zweiter Tresen für den Empfang bindet immer eine eigene Person.
20–40 Gäste
Eine Kraft trägt reinen Ausschank mühelos.Eine Kraft. Ab rund 40 Gästen hilft eine zweite, vor allem beim Empfang.
50–80 Gäste
Eine Kraft bis etwa 75 Gäste, darüber zwei.Zwei Kräfte. Mehr, wenn es eine zweite Ausgabe gibt.
um 100 Gäste
Zwei Kräfte an einer Theke.Drei Kräfte. Ab hier lohnt eine Teamleitung, die die Bar führt.
150 Gäste und mehr
Zwei bis drei Kräfte, je nach Theke.Vier Kräfte und mehr. Entscheidend wird die Länge der Theke.
Kraftje nach Ablauf
Die meisten Einsätze brauchen kein Großaufgebot, aber selten genau eine Person. An gut zwei Dritteln unserer Einsatztage reichen ein oder zwei Kräfte. Ab sechs Kräften wird es seltener, und genau da lohnt sich eine Teamleitung.[1] Geht es um 20 bis 50 Kräfte auf einmal, lies Wie finde ich kurzfristig 20–50 Servicekräfte?
Eigene Auswertung aller Einsatztage vom 10.10.2025 bis 09.10.2026, ohne stornierte und abgelehnte Aufträge. Ein Einsatztag ist ein Kunde an einem Ort an einem Tag; gezählt sind alle gebuchten Kräfte, über alle Anlässe. Gerundet.
Wer die Rollen kennt, plant genauer als jede Tabelle es könnte.
Eindecken, servieren, abräumen, nachschenken, Buffet nachfüllen. Der Posten, der den Abend für den Gast sichtbar trägt.
Ausschank, Mise en Place, Glasrücklauf. Bei Cocktails wird daraus Barkeeper-Arbeit mit Zuschlag.
Barkeeper +6 €/h (7,14 € brutto)
Zwischen Oktober und April der unterschätzte Engpass. Nicht wegen der Menge, sondern wegen des Fensters: Alle kommen fast gleichzeitig – und alle gehen fast gleichzeitig.
Quellen [13] [14]; die Garderobe steht eine Stunde vor Einlass bis eine Stunde nach Ende
Küche & Spüle
Bei Buffets ohne eigenes Küchenteam der am häufigsten vergessene Posten. Fehlt er, spült am Ende dein Serviceteam – und fehlt dann im Service.
Ein Ansprechpartner statt vieler. Sie plant Schichten, Pausen und Übergaben, damit du es nicht tust. Der Zuschlag von 6 €/h wird auf genau eine Kraft berechnet, nicht auf das Team.
+6 €/h auf eine Kraft (7,14 € brutto)
Unser Richtwert aus zehn Jahren Einsätzen
Wechselschichten
Keine Rolle, sondern eine Entscheidung: Ab einer gewissen Länge ist es besser, zwei Besetzungen zu takten, als eine über den ganzen Abend zu ziehen. Mehr als zehn Stunden Arbeitszeit am Tag erlaubt das Arbeitszeitgesetz grundsätzlich nicht.[2]
ab 10 Stunden Arbeitszeit
Nicht als Rezept, sondern als Denkweise: Welche Fragen stellt man sich bei welchem Anlass? Mit „In den Check laden“ übernimmst du ein Szenario oben in den Personal-Check und siehst sofort, wo es hakt.
Privat
Die Frage, auf die es ankommt: Läuft die Bar nebenbei mit oder braucht sie eine eigene Besetzung? Bei reinem Ausschank kann das Serviceteam sie mitmachen – sobald jemand Cocktails will, nicht mehr.
Typische Falle: Küche, Spüle und Kühlschrank sind privat. Wer den Rückbau vergisst, räumt am nächsten Morgen selbst.
Firma
Die Frage, auf die es ankommt: Wo liegt die Spitze? Bei Firmenfeiern fast immer in der ersten Stunde – alle kommen gleichzeitig, geben gleichzeitig ab und wollen gleichzeitig etwas trinken. Genau dafür braucht die Garderobe im Winter ihre eigene Besetzung.
Typische Falle: Die Cocktailbar wird wie ein Ausschank geplant. Dann steht nach zwanzig Minuten eine Schlange, und der Abend beginnt mit Warten.
Hochzeit
Die Frage, auf die es ankommt: Der Sektempfang braucht kurzzeitig mehr Hände als das Menü danach. Deshalb starten Teile des Teams früher und gehen früher – statt alle über elf Stunden durchlaufen zu lassen.
Typische Falle: Die Zeit nach dem Tanz wird vergessen. Dort entsteht die zweite Spitze, wenn niemand mehr am Platz sitzt und alle gleichzeitig an die Bar gehen.
Geplant wird für die Spitzen, nicht für den ruhigen Durchschnitt. So verläuft die Last an drei typischen Abenden, schematisch und als Erfahrungswert, nicht gemessen. Deshalb starten bei uns oft nicht alle gleichzeitig: Ab drei Kräften beginnen an 42 % unserer Einsatztage nicht alle zur selben Uhrzeit.[1]
Nach zehn Jahren Berliner Abenden lässt sich das ziemlich genau beschreiben: Eine Veranstaltung kippt nicht, wenn Essen oder Getränke fehlen. Sie kippt, wenn Gäste anfangen, sich selbst zu helfen. Der Moment, in dem der erste Gast hinter die Bar greift oder sich eine Flasche vom Beistelltisch nimmt, ist der Punkt, an dem der Abend dir nicht mehr gehört. Danach steigt der Verbrauch, Gläser verschwinden, und niemand hat mehr den Überblick.
Die drei Vorboten, die man vorher sieht:
3Min
Warteschlange an der Bar länger als drei Minuten.
Ab da holen Gäste sich Getränke selbst.
20Min
Volle Tische mit leerem Geschirr.
Wenn nach 20 Minuten noch Teller stehen, fehlt Abräumkapazität — und die kostet dich später Servicezeit im Doppelten.
?wer entscheidet
Personal, das fragt statt macht.
Das ist selten ein Personalproblem, sondern ein Briefingproblem: Niemand hat gesagt, wer entscheidet.
Erfahrungswerte aus zehn Jahren Event-Einsätzen in Berlin, nicht gemessen.[9]
Der teuerste Fehler ist deshalb nicht, eine Kraft zu viel zu buchen. Es ist, eine zu wenig zu buchen und sie dann am selben Abend nachzubestellen. Am Vortag und am Einsatztag selbst kostet dieselbe Kraft 15 € mehr je Stunde (17,85 € brutto), und wer nur zwei Stunden aushilft, wird trotzdem mit mindestens 5 Stunden berechnet.[6] Ob dann überhaupt noch jemand frei ist, kann dir niemand versprechen. Die von Anfang an eingeplante Reserve ist fast immer die günstigere Lösung.
Rechenfehler 1
Eine Person, drei Aufgaben
Auf dem Papier schafft eine Kraft die Garderobe, den Sektempfang und nebenbei noch das Abräumen. In der Praxis ist das leider einfach nicht so. Sie schafft eins davon richtig gut, und der Rest passiert irgendwann. Jeder Wechsel zwischen Aufgaben kostet Zeit, und bei vielen Wechseln summiert sich das.[5] Plane deshalb eine Person je Posten, nicht drei Posten je Person.
Rechenfehler 2
Pausen sind Pflicht, keine Kulanz
Wer länger als sechs Stunden arbeitet, muss Pause machen: mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden 45. Und länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.[3] In dieser Zeit fehlt die Person an ihrem Posten. Bei fünf Kräften sind das zusammen zweieinhalb Stunden, die irgendwo im Abend fehlen.
Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig hat, kommt außerdem seltener zu seiner Pause: Laut Arbeitszeitbefragung der BAuA lassen 31 % der Beschäftigten ihre Pausen häufig ausfallen, besonders unter Zeit- und Leistungsdruck.[4] Leg die Pausen deshalb zwischen die Spitzen, oder plane eine Kraft, die reihum ablöst. Der Personal-Check oben rechnet das für dein Team mit.
Vier Angaben reichen, damit wir dir eine Besetzung vorschlagen können – und zwar eine, die zu deinem Abend passt statt zu einem Durchschnitt:[8]
Daraus schlagen wir dir die Besetzung vor, unverbindlich. Lieber einmal genau planen als am Abend selbst nachbestellen: Nachgebucht kostet dieselbe Kraft 15 € mehr je Stunde, und ob dann noch jemand frei ist, ist offen. Mit dem Personal-Check oben siehst du vorher selbst, ob dein Team reicht.
Vor allem von der Serviceform: Ein Buffet lässt sich auf mehr Gäste verteilen als ein serviertes Menü, bei dem alle Teller einer Tischgruppe gleichzeitig stehen sollen. Dazu kommen Getränkekonzept, Wege in der Location und die Lastspitzen im Ablauf. Nenn uns diese vier Punkte, dann schlagen wir dir die Besetzung vor.
Als Richtwert beim servierten Menü 1 Kraft je 10 bis 12 Gäste, auf Gala-Niveau 1 je 8. Am Buffet reicht 1 je 25 bis 30, bei gereichtem Fingerfood 1 je 25 bis 35. Das sind Startpunkte: Wege, Getränke und die Spitzen im Ablauf verschieben die Zahl, meistens nach oben.
Zwei Dinge: Der Sektempfang braucht kurzzeitig mehr Hände als das Menü danach – deshalb lohnt es sich, einen Teil des Teams früher starten und früher gehen zu lassen. Und die Zeit nach dem Tanz wird fast immer vergessen, obwohl dort die zweite Spitze entsteht.
Ab etwa fünf Kräften wird sie sinnvoll, ab etwa zehn ist sie unverzichtbar. Der Zuschlag von +6 €/h (7,14 € brutto) wird nur auf diese eine Person berechnet.
So lange, wie sie wirklich gebraucht werden, mindestens 5 Stunden je Person und Schicht. Bei uns sind Schichten im Median 7 Stunden lang geplant. Mehr als zehn Stunden Arbeitszeit am Tag erlaubt das Arbeitszeitgesetz grundsätzlich nicht; für einen langen Hochzeitstag planst du deshalb eine Wechselschicht.
Ja. Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause Pflicht, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, und länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten (§ 4 Arbeitszeitgesetz). Leg die Pausen zwischen die Spitzen oder plane eine Kraft, die ablöst.
Manchmal — aber es ist teurer und nicht garantiert. Eine eingeplante Reserve ist günstiger als eine Nachbuchung: Am Vortag und am Einsatztag kommen +15 € je Stunde Kurzfristzuschlag dazu (17,85 € brutto), und jede Kraft wird mit mindestens 5 Stunden berechnet.
Serviceform, Getränkekonzept, Location und Ablauf bestimmen den Bedarf – nicht die Gästezahl allein. Mit einer Mindestbuchung von 5 Stunden je Person und Schicht und 28 €/h netto (33,32 € brutto; 26 €/h bzw. 30,94 € brutto für Neukunden auf die ersten 50 Personenstunden des ersten Einsatztages, wenn das Angebot über den Preisrechner entsteht und innerhalb von 3 Tagen bestätigt wird) kannst du dein Team im Rechner direkt durchkalkulieren. Was das konkret kostet, steht unter Wie teuer ist kurzfristiges Eventpersonal in Berlin?
Für Firmen netto zzgl. 19 % MwSt., für Privatkunden sind die Preise inkl. MwSt. die Endpreise. Alle Konditionen: Preise.
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